Topik 2

                       PERENCANAAN  ORGANISASI

                                         

 

       1.            Perencanaan

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan. Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsurunsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

          Menurut Asnawir Ada tujuh jenis-jenis perencanaan, yang kesemua itu dilihat dari sudut pandang berbeda, di antara jenis-jenis perencanaan tersebut adalah:

a.    Dilihat dari segi waktu yaitu perencanaan jangka panjang, yang termasuk dalam perencanaan jangka panjang adalah rentang waktu sepuluh sampai tiga puluh tahun. Perencanaan jangka panjang ini bersifat umum, dan belum terperinci. Perencanaan jangka menengah, jangka menengah biasanya mempunyai jangka waktu antara lima sampai sepuluh tahun. Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang mempunyai jangka waktu antar satu tahun sampai lima tahun.

b.    Dilihat dari segi sifatnya yaitu  perencanaan kuantitatif, yang termasuk perencaan kuantitatif adalah semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka. Perencanaan kualitatif adalah perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas.

c.    Perencanaan dari segi luas wilayah yaitu perencanaan local, yaitu perencanaan yang disusun dan ditetapkan oleh lembaga-lembaga yang ada di daerah-daerah dengan sifat yang terbatas. Perencanaan regional adalah perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi. Perencanaan nasional, adalah perencanaan di suatau Negara dan dijadikan dasar untuk perencanaan local dan regional. Perencanaan internasional yaitu perencanaan oleh bebebrapa Negara yang melewati batas-batas suatu negara yang dilaksanakan melalui dari Negara-negara tersebut.

d.    Perencanaan dari segi luas jangkauan yaitu perencanaan makro yaitu perencanaan yang bersifat universal, menyeluruh dan meluas. Perencanaan mikro adalah perencanaan yang ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu.

e.    Dari segi prioritas pembuatnya yaitu perencanaan sentralisasi, yaitu perencanaan yang ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu Negara. Perencanaan desentralisasi yaitu perencanaan yang di susun oleh masing-masing wilayah. Perencanaan dekonsentrasi yaitu perencanaan gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.

      2.                  Tingkatan Perencanaan

Pada umumnya, manajermen miliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf. Kebutuhan akan adanya perencanaan tidak hanya ada pada satu tingkat (puncak) saja dari suatu organisasi melainkan setiap tingkat dan setiap bidang usaha memerlukan adanya perencanaan bila menghendaki suatu usaha yang efisien dan efektif. Berikut ini adalah tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga macam:

a.    Tingkat atas (top level)

Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat memimpin directive, yaitu memberi petunjuk serta menggariskan dalam segala hal, baik mengenai tujuan maupun caranya, jadi belum begitu positif untuk segera dapat dilaksanakan. Top Level Management terdiri dari Direksi (BOD) dan Chief Executive Officer (CEO), Chief Executive Officer juga disebut General Manager (GM) atau Managing Director (MD) atau Presiden. Direksi adalah wakil dari Pemegang Saham, yaitu mereka dipilih oleh Pemegang Saham perusahaan. Demikian pula Chief Executive Officer dipilih oleh Dewan Direksi dari suatu organisasi. Peran utama dari manajemen tingkat atas adalah manajemen tingkat atas menentukan tujuan,kebijakan dan rencana organisasi, manajer memobilisasi (merakit dan membawa bersama-sama) sumber daya yang tersedia, manajemen tingkat atas kebanyakan bekerja dari pemikiran, perencanaan dan memutuskan. Oleh karena itu, mereka juga disebut sebagai Administrator dan Otak organisasi serta manajer menghabiskan lebih banyak waktu dalam perencanaan dan pengorganisasian.

b.    Tingkat menengah (midle level)

Pada tingkat ini merupakan penja-baran dan pelengkap dari perencanaan tingkat atas. Perencanaan lebih bersifat administratif (manajerial) yaitu sudah lebih jelas menunjukkan kepada cara pencapaian tujuan dan bersifat memberi petunjuk pelak-sanaan dengan sebaik-baiknya.Middle Level Management terdiri dari Kepala Departemen (HOD), Manajer Cabang dan Eksekutif Junior. Kepala Departemen adalah Manajer Keuangan, Manajer Pembelian dan lain-lain. Manajer Cabang adalah kepala cabang atau unit lokal.Junior Eksekutif adalah Asisten Manajer Keuangan, Asisten Manajer Pembelian dan lain-lain. Manajemen tingkat Tengah dipilih oleh Manajemen Tingkat Atas. Manajemen tingkat menengah lebih menekankan pada tugas yaitu manajemen tingkat menengah memberikan rekomendasi (saran) kepada manajemen tingkat atas, menjalankan kebijakan dan rencana yang dibuat oleh manajemen tingkat atas serta mengkoordinasikan kegiatan dari semua departemen

c.    Tingkat bawah (bottom-up)

Tingkat di mana tiap-tiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas itu bersifat operatif (operational) yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkret. Maka sifat dari perencanaan pada tingkat ini juga lebih bersifat operatif, yaitu cara menjalankan sesuatu agar mencapai hasil yang sebaik dan sebesar mungkin.Low Level Management terdiri dari mandor dan pengawas. Mereka dipilih oleh manajemen tingkat menengah. Disebut juga tingkat Pengawas/ Supervisor atau First Line of Management. Manajemen tingkat yang lebih rendah melakukan kegiatan yaitu manajemen tingkat rendah mengarahkan para pekerja/karyawan, manajer mengembangkan moral pada para pekerja, manajer memelihara hubungan antara pekerja dan manajemen tingkat menengah

3.                Pendekatan dalam perencanaan

Pendekatan perencanaan ini terdiri dari tiga. Berikut ini adalah pendekatan dalam perencanaan:

a.    Perencanaan strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

b.    Perencanaan taktis adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata

c.    Perencanaan operasional adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya. Perencanaan operasional dibagi menjadi dua yaitu rencana sekali pakai adalah dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin tidak berulang di masa mendatang dan rencana tetap adalah dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur selama suatu periode waktu tertentu

      4.           Alat-alat perencanaan

Teknik Untuk Menilai Lingkungan Pengamatan Lingkungan (Environmental Scanning) adalah teknik perencanaan dengan melakukan penilaian terhadap kondisi lingkungan saat ini ataupun masa yang akan datang
Intelegent Pesaing.

Pengamatan Global

a.    Peramalan adalah teknik perencanaan untuk meramalkan hasil yang akan dicapai

b.    Peramalan Kuantitatif adalah analisis rangkaian waktu, model regresi, model ekonometri, indikator ekonomi, efek substitusi

c.    Peramalan Kualitatif : pendapat juri, komposisi armada penjualan, evaluasi pelanggan

d.    Benchmarking (penilaian diri terhadap standar pihak lain): teknik perencanaan dengan menilai kinerja terbaik pesaing atau bukan pesaing untuk diimplementasikan pada sistem organisasi
Tahap Implementasi Benchmarking:

e.    Teknik Pengalokasian Sumber Daya :
Anggaran : Teknik pengalokasian sumber daya yang dituangkan dalam bentuk numerik
Anggaran Kas
Anggaran Pengeluaran
Anggaran Pemasukan
Anggaran Laba

f.     Gantt Chart : dikenalkan oleh Henry Gantt, merupakan grafik batang dimana sumbu vertikal berisi tentang jenis kegiatan dan sumbu horisontal tentang waktu kegiatan

g.    Grafik beban : pengembangan dari grafik Gantt, yang membedakannya pada sumbu vertikal berisi tentang orang yang mengerjakan kegiatan 

h.    PERT/CPM : merupakan diagram alur yang menghubungkan urutan aktifitas proyek, biaya dan waktu pelaksanaan
Rumus :

BE = TFC/(P – VC)

BE = titik impas
TFC = Total Fixed Cost
P = Price
VC = Variable Cost

i.     Teknik Kontemporer
Manajemen Proyek : Teknik perencanaan dengan mengurutkan kegiatan yang dibatasi oleh waktu, biaya dan kualitas
Proses manajemen Proyek

j.     Manajemen Skenario : Teknik perencanaan dengan menentukan pandangan yang konsisten terhadap masa depan yang ingin dicapai

KESIMPULAN

1.     Jenis-jenis perencanaan terdiri dari

• Dilihat dari segi waktu yaitu perencanaan jangka panjang, yang termasuk dalam perencanaan jangka panjang adalah rentang waktu sepuluh sampai tiga puluh tahun. Perencanaan jangka panjang ini bersifat umum, dan belum terperinci. Perencanaan jangka menengah, jangka menengah biasanya mempunyai jangka waktu antara lima sampai sepuluh tahun. Perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang mempunyai jangka waktu antar satu tahun sampai lima tahun.
• Dilihat dari segi sifatnya yaitu  perencanaan kuantitatif, yang termasuk perencaan kuantitatif adalah semua target dan sasaran dinyatakan dengan angka-angka. Perencanaan kualitatif adalah perencanaaan yang ingin dicapai dinyatakan secara kualitas.
• Perencanaan dari segi luas wilayah yaitu perencanaan local, yaitu perencanaan yang disusun dan ditetapkan oleh lembaga-lembaga yang ada di daerah-daerah dengan sifat yang terbatas. Perencanaan regional adalah perencanaan yang ditetapkan di tingkat propinsi. Perencanaan nasional, adalah perencanaan di suatau Negara dan dijadikan dasar untuk perencanaan local dan regional. Perencanaan internasional yaitu perencanaan oleh bebebrapa Negara yang melewati batas-batas suatu negara yang dilaksanakan melalui dari Negara-negara tersebut.
• Perencanaan dari segi luas jangkauan yaitu perencanaan makro yaitu perencanaan yang bersifat universal, menyeluruh dan meluas. Perencanaan mikro adalah perencanaan yang ditetapkan dan di susun berdasarkan kondisi dan situasi tertentu.
• Dari segi prioritas pembuatnya yaitu perencanaan sentralisasi, yaitu perencanaan yang ditentukan oleh pemerintah pusat pada suatu Negara. Perencanaan desentralisasi yaitu perencanaan yang di susun oleh masing-masing wilayah. Perencanaan dekonsentrasi yaitu perencanaan gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi.

2.     Perencanaan dan tingkat managemen terdiri dari tingkat atas (top level), tingkat menengah (midle level) dan tingkat bawah (bottom-up).

3.   Alat-alat perencanaan yaitu peramalan, benchmarking (penilaian diri terhadap standar pihak lain), Teknik Pengalokasian Sumber Daya, gantt chart, Grafik beban, PERT/CPM, Teknik Kontemporer  dan Manajemen Skenario.

SUMBER

Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta

Ukas, Maman, (2004), Manajemen Konsep, Prinsip dan Aplikasi. Bandung: Agnini.

http://yusup-doank-2.blogspot.co.id/2011/06/alat-alat-perencanaan.html diakses pada tanggal 8 januari 2017